Lidar com atividades voltadas à manutenção de condomínios nem sempre foi uma tarefa fácil.
Por isso, a função principal de uma administradora de condomínio é auxiliar o síndico no exercício das atividades cotidianas do edifício, orientando-o sobre os aspectos legais e dando-lhe suporte às atividades administrativas, tais como: contabilização de receitas e despesas, elaboração de folha de pagamento e contratação de mão de obra.

Essas empresas possuem um papel importante e precisam lidar com diversas áreas, como administração, economia e finanças, relações humanas e direito. Com o passar do tempo, essa atividade se tornou cada vez mais complexa, ela passou a ser uma forma mais cômoda para moradores lidarem com questões cotidianas.

A administradora de condomínio lida também com toda a parte burocrática envolvendo manutenção e questões de contratação de funcionários. Por isso, é importante ter cuidado na escolha da empresa que cuidará do seu condomínio, uma vez que as atividades desenvolvidas têm consequência no bolso de quem a contratará.

Além disso, ela pode atender a vários tipos de condomínios, como flats, comerciais e residenciais. Outrossim, os serviços principais que ela presta são os de administração de pessoal, balanço mensal e emissão de boletos condominiais. Por fim, a administradora também conta com assessoria administrativa, jurídica e contábil.

O primeiro passo a ser dado é a escolha de um síndico, seja ele profissional ou morador, que ficará responsável em ser o intermediador e contratar uma empresa administradora de condomínio. Isso facilita muito a vida dos síndicos e dos condôminos, que não passarão a dividir a preocupação com questões mais burocráticas. Sendo assim, as administradoras de condomínio têm a função de organizar e facilitar todos os processos.

Entenda neste artigo tudo o que você precisa saber sobre uma administradora de condomínio.

Quais as suas funções?

 

1. Funções principais

Em síntese, as funções principais da administradora são:

  • Emitir boletos de pagamento das taxas de condomínio;
  • Organização dos documentos, principalmente das prestações de contas;
  • Emissão mensal do demonstrativo de receitas e despesas;
  • Controle financeiro;
  • Controle de inadimplência;
  • Assessoria em assembleias e redação de atas;
  • Produzir folhas de pagamentos e encargos sociais;

Além dessas atribuições, existe o suporte às questões administrativas, trabalhistas e financeiras.

2. Funções secundárias

As funções secundárias refere-se a tudo aquilo que faz parte do dia a dia de um condomínio, embora não ocorram sempre. Exemplo:

  • Emitir circulares;
  • Orientar moradores e tirar suas dúvidas;
  • Aplicar multas e advertências;
  • Criar editais de convocação convocando os condôminos para reuniões;

3. Funções eventuais

As funções eventuais estão relacionadas àquelas em que não são exigidos conhecimentos técnicos, ou seja, podem ser realizadas pelo próprio síndico. Por exemplo:

  • Cadastrar os condôminos;
  • Organizar as assembleias;
  • Criar e enviar atas;
  • Cuidar do orçamento para reformas e obras, entre outras funções;

 

Diferenças entre síndicos e administradora de condomínio

Você ainda tem dúvidas sobre as diferenças entre a atuação do síndico e de uma administradora de condomínio? Então vamos te ajudar.

Contratar uma empresa administradora não anula a relevância do trabalho do síndico. Ele é uma espécie de supervisor e chefe, tendo um papel importante de gestor direto.

É ele quem supervisiona a administradora e garante que todos os serviços sejam realizados, conforme as regras pré-estabelecidas. Em suma, o papel dele continua sendo importantíssimo para a gestão dos condomínios.

Qual o custo de uma administradora de condomínio?

Alguns fatores determinantes fazem diferença ao se cobrar pelo serviço de administradora de condomínio, tais como:

  • Número de profissionais para emissão de folha de pagamento;
  • Número de apartamento e serviços contratados;
  • Tamanho total do condomínio;
  • Localização
  • Quantas unidades existem;
  • Quanto é a despesa do condomínio;

Quais as vantagens?

As vantagens em se contratar uma administradora de condomínio são muitas. Dentre elas:

  • A empresa ficará responsável por uma gestão mais completa e eficaz do condomínio;
  • Ela poderá auxiliar nas funções operacionais e administrativas;
  • O síndico terá mais qualidade de vida, pois passa a ser um gestor;
  • Ela terá o controle sobre os documentos legais;
  • Software e aplicativo com informações atualizadas e ferramentas que facilitam a rotina, não só do síndico como dos moradores;

Como contratar?

Antes de tudo, convoque uma reunião para discutir sobre a necessidade de se contratar uma administradora de condomínio. Após a assembleia, atente-se aos seguintes cuidados que o síndico deve ter:

  • Definir as funções principais que serão exercidas pela administradora: Se será uma cogestão com contabilidade e gestão de documentos ou uma administração mais completa, com gestão, emissão de documentos, assessoramento contábil, gestão de pessoas, etc;
  • Pesquisar sobre as empresas que oferecem o serviço;
  • Visitar as administradoras e os prédios que elas administram;
  • Verificar a veracidade da existência da empresa, quantas ações existem contra ela, feedbacks positivos e negativos.

Após analisar esses pontos, faça um documento com todas as funções que serão exercidas por ela. O contrato é uma garantia de que tudo será cumprido como acordado anteriormente.
Se for necessário, contrate um advogado para ler o contrato e encontrar possíveis brechas.

Agora você já conhece o trabalho, as principais vantagens de se contratar uma administradora de condomínios e os processos para se contratar uma empresa. Siga todas as dicas e faça uma escolha com a consciência de que está contratando os serviços de uma boa empresa.

Esteja atento à todas as suas especificações e contrate uma administradora que você confie.
Ela pode ser uma grande aliada para resolver de questões simples à questões complicadas no seu condomínio.

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